Die Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung ist einer der Hauptstreitpunkte zwischen Mieter und Vermieter. In dieser Abrechnung werden jährlich anfallende Kosten, die vom Mieter durch die Nutzung der Wohnung, bzw. der Immobilie verursacht werden, durch den Vermieter abgerechnet. Über eine Pauschale oder in Form von einzelnen Posten wird ein monatlicher Abschlag mit der Miete gezahlt. Einmal jährlich wird abgerechnet und der Mieter erhält entweder eine Gutschrift oder eine Nachforderung.

Was gehört in die Betriebskosten?

Betriebskostenabrechnung prüfen © fotolia.com/ hans12

Nicht alle Kosten, die dem Vermieter durch die Vermietung einer Wohnung oder eines Gebäudes entstehen, dürfen laut Gesetz als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Ausgeschlossen sind zum Beispiel alle Verwaltungs­kosten oder die Kosten für die Gebäudeinstandhaltung. Betriebs­kosten sind unter anderem dadurch gekennzeichnet, dass sie fortlaufend entstehen und exakt einem Gebäude zuzuschreiben sind:

  • Grundsteuer für Gebäude und Außenfläche, nicht aber die Grunderwerbssteuer, die bei einer teilweise gewerblichen Nutzung anfällt.
  • Wasserverbrauch inklusive Grundgebühr, Wartungskosten und Abrechnungskosten. Ermittelt wird der tatsächliche Verbrauch über den Zählerstand.
  • Entwässerungsgebühren, bzw. die Kosten einer dezentralen Entwässerungsanlage
  • Heizkosten aus dem Betrieb einer Zentralheizung einschließlich Abgaskosten, Kosten für den Schornsteinfeger und Eichkosten. Wird das Gebäude mit Fernwärme versorgt, kann der Vermieter den Lieferpreis abrechnen. Auch Mietzahlungen oder Wartungskosten für Etagenheizungen sind Teil der Betriebskosten.
  • Kosten für die Warmwasserbereitung sowie Reinigung und Wartung der Warmwassergeräte
  • Betriebsstrom und Wartungskosten für Fahrstühle und andere technische Anlagen im Haus. Liegt ein Vollwartungsvertrag mit einer Firma vor, in dem auch die Reparaturen der Anlagen enthalten sind, müssen aus den Kosten 30 bis 50% herausgerechnet werden. Reparaturen sind ausschließlich Vermietersache.
  • Müllbeseitigung sowie die Wege- und Straßenreinigung. Ausgeschlossen sind einmalige Kosten, wie sie zum Beispiel für die Abholung von Gartenabfällen oder Schutt anfallen.
  • Ungezieferbekämpfung und Hausreinigung als Personalkosten
  • Sach- und Personalkosten, die bei der Gartenpflege anfallen.
  • Stromkosten für die Beleuchtung von gemeinschaftlich genutzten Bereichen wie Dachboden, Keller oder Treppenhaus
  • Gebäudeversicherung, Grundbesitzerhaftpflicht oder Glasversicherung, allerdings nicht private Versicherungen wie zum Beispiel den Rechtsschutz
  • Personalkosten für den Hauswart. Übernimmt dieser auch andere Arbeiten, zum Beispiel Reparaturen oder Verwaltungsarbeiten, müssen diese herausgerechnet werden.
  • Grundgebühren für Kabelanschluss und Wartungsgebühren für Antennen- oder Verteileranlagen. Ausgeschlossen sind einmalige Anschlussgebühren.
  • Kosten für Strom und Wasser, die durch einen gemeinschaftlich genutzten Waschkeller entstehen.
  • Weitere, hier nicht aufgeführte Betriebskosten fallen unter den Bereich „Sonstige Kosten“. Diese muss der Vermieter im Vertrag einzeln aufführen, damit er sie in der Abrechnung berücksichtigen kann.

Wichtig bei der Abrechnung ist die formal korrekte Ausführung. So müssen in der Abrechnung mindestens eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Berechnung des Mieteranteils, der Abzug des Vorauszahlungsanteils und der Verteilerschlüssel ersichtlich und nachvollziehbar sein.

Betriebskostenverteilerschlüssel im Mehrfamilienhaus

Betriebskostenabrechnung in einem Mehrfamilienhaus © istock.com/ Stephan Zabel

Während die Kosten­verteilung in einem vermieteten Ein­familien­haus vergleichsweise eindeutig und leicht zu berechnen ist, müssen die Kosten im Mehr­familien­haus auf die Parteien umgelegt werden. Soweit nicht anders festgelegt, erfolgt die Umlage nach der Wohnungs­größe. Ebenfalls möglich und erlaubt ist eine Kostenverteilung auf Basis der Anzahl der Bewohner einer Wohnung oder der Anzahl der vorhandenen Wohneinheiten. Die verschiedenen Verteilerschlüssel dürfen auch kombiniert werden.

Nicht erlaubt ist es dem Vermieter, die laufenden Kosten leerstehender Wohnungen im Haus auf die Mieter umzulegen, auch die Abrechnung nach dem Verhältnis der Einzelmieten ist unwirksam.

Der einmal festgelegte Verteilerschlüssel darf vom Vermieter nicht ohne Zustimmung aller Mieter verändert werden. Fehler dürfen auch einem Vermieter passieren. Auch wenn die Nebenkostenabrechnung inhaltlich nicht korrekt ist, bleiben die Fristen gewahrt, der Mieter ist allerdings nicht zur Zahlung eventueller Nachforderungen verpflichtet. Korrekturen, die nicht zu Lasten des Mieters erfolgen, können auch später nachgeholt werden.

Abrechnungszeiträume und Fristen

Hinsichtlich der Vorlage der Betriebskosten gelten für den Vermieter Fristen, die er einhalten muss. Der Abrechnungszeitraum beträgt unabhängig vom Kalenderjahr generell zwölf Monate. Dies gilt auch dann, wenn der Mieter innerhalb dieses Zeitraums auszieht. Ein Anspruch auf eine frühzeitige Abrechnung besteht in diesem Fall nicht. Die Abrechnung muss spätestens nach einem Jahr vorgelegt werden. Ist die Betriebskostenabrechnung bis zu diesem Zeitpunkt nicht zugestellt, verjährt der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen. Andersherum ist der Vermieter aber auch bei verspäteter Zustellung zur Auszahlung von Gutschriften verpflichtet.

Fehler in der Betriebskostenabrechnung finden

Mieter, sollten die Nebenkostenabrechnung genau prüfen, auch wenn die Abrechnung auf den ersten Blick unauffällig scheint. Denn laut Verbraucherzentral ist jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Folgende Punkte gehören in ein vollständige Prüfung mit hinein:

  • Sind die Abrechnungsfristen eingehalten?
  • Sind nur die Betriebskosten abgerechnet, die laut Mietvertrag vereinbart sind?
  • Sind Reparatur- und Verwaltungskostenanteile, zum Beispiel für den Hauswart, korrekt herausgerechnet?
  • Ist die Abrechnung formal richtig und entspricht der Verteilerschlüssel den Vereinbarungen im Mietvertrag?
  • Ist die Berechnung nachvollziehbar und ist der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen korrekt erfolgt?
  • Wie verhält sich die Abrechnung im Vergleich zum Vorjahr? Sind die Kosten deutlich höher, sollte beim Vermieter Einsicht in Abrechnungen und Verträge genommen werden. Ein Anrecht auf Beleg-Kopien besteht allerdings nicht.
  • Sind im Abrechnungsjahr leerstehende Wohnungen aus der Abrechnung herausgerechnet?
  • Wurden die Betriebskosten um einen eventuell vorhandenen gewerblichen Anteil gekürzt?

Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung, sollten Mieter eventuelle Nachforderungen nicht oder nur unter Vorbehalt bezahlen. Gleiches gilt für die Annahme von Erstattungsguthaben.

Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung

Zeigen sich im Verlauf der Prüfung Fehler in der Abrechnung der Nebenkosten, dann kann der Mieter eine Korrektur verlangen. Nachzahlungsforderungen durch den Vermieter dürfen und müssen in diesem Fall abgelehnt werden. Gründe für die Beanstandung können sich zum einen aus formalen, zum anderen aus inhaltlichen Fehlern ergeben. Für den Widerspruch muss der Mieter Fristen beachten, es gilt ein Zeitraum von zwölf Monaten nach Erhalt der Unterlagen. Damit ein Einspruch Gültigkeit besitzt, sollte er schriftlich mitgeteilt werden. Hinterlegt werden sollte der Widerspruch von Anfang an durch eine nachvollziehbare Begründung. Trägt der Mieter schlüssige Erklärungen vor, muss der Vermieter im Gegenzug die Richtigkeit der Abrechnung beweisen. Als Mieter sollte man den Vermieter zur Nachbesserung auffordern, eine Zahlungspflicht für eventuelle Nachforderungen besteht in diesem Zeitraum nicht. Ebenso darf der Vermieter die Betriebskostenpauschale für das Folgejahr solange nicht erhöhen, bis der Vorgang geklärt ist. Kommt keine gütliche Einigung zustande, geht der Fall vor Gericht. Wer klagt, hängt davon ab, wer zur Zahlung verpflichtet ist.

Weitere Informationen zur Betriebskostenabrechnung

Welche Rechte hat der Mieter und welche Positionen sind in einer Abrechnung enthalten?

Videos zur Betriebskostenabrechnung

Betriebskostenabrechnung - Mieterrechte

Streit um die Betriebskostenabrechnung

Statistiken zur Betriebskostenabrechnung

Ausgaben eines Privathaushaltes für Wärme in Deutschland (in Euro pro Quadratmeter)

Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft, Statistisches Bundesamt Deutschland, AG Energiebilanzen

Betriebskostenspiegel für Deutschland im Jahr 2011 (in Euro pro Quadratmeter)

Betriebskosten monatl. Kosten pro m² [€]
Heizung 0,99
Wasser inkl. Abwasser 0,35
Warmwasser 0,25
Hauswart 0,21
Grundsteuer 0,19
Müllbeseitigung 0,17
Gebäudereinigung 0,15
Aufzug 0,15
Versicherung 0,14
Antenne/Kabel 0,12
Gartenpflege 0,09
Allgemein Strom 0,05
Straßenreinigung 0,04
Schornsteinreinigung 0,03
sonstige 0,04

Deutscher Mieterbund, mindUp GmbH

Begriffe aus unserem Glossar

Top-Begriffe zum Thema haben wir für Sie zusammengestellt:

  • Nebenkosten
    sind im Mietvertrag schriftlich festgehalten [mehr]
  • Betriebskosten
    sind Ausgaben, die dem Unterhalt des Gebäudes dienen [mehr]
  • Mietvertrag
    wird zwischen Mieter und Vermieter geschlossen [mehr]

Checklisten/ Vorlagen zur Betriebskostenabrechnung

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